Senza dubbio, oggi hai avuto una riunione a lavoro. O forse ce l’avrai.
Magari è invece arrivata l’ora di pianificarne una?
Ogni momento e ogni occasione sono perfetti per organizzare una riunione di lavoro.
Per questo motivo, organizzarmi.it ha pensato a un piccolo vademecum su come organizzare una riunione di successo.
Che il meeting sia fisico o virtuale o una combinazione di entrambi, gli incontri lavorativi sono un'opportunità per interagire con i colleghi, discutere di nuovi progetti o di eventuali problematiche, oppure determinare i prossimi passi da intraprendere in ambito aziendale.
Il luogo in cui viene svolta una riunione è poco importante: grazie alle tecnologie, si è tutti presenti sempre, a qualunque ora e in qualunque parte del mondo. Anche se non si è fisicamente insieme.
Potrai scegliere di organizzare una riunione periodica anche on line, ad esempio, tramite Skype o Zoom.
Le tecnologie hanno consentito di migliorare di molto la vita lavorativa: potrai parlare con i tuoi collaboratori dall'altra parte del mondo e tenerti sempre informato sul loro operato, senza più limiti. Lavorare insieme, condividere le idee e fare brainstorming sono le basi dell’innovazione aziendale.
Nulla, come la collaborazione, è il fattore che rende più vincente un business. Di qualunque tipo di business si tratti.
Nel migliore dei casi, le riunioni sono produttive, stimolanti e utili, e creano un coinvolgimento dei partecipanti e consentono di costruire o consolidare nuove squadre di lavoro, motivare il team o suddividere i compiti.
Nel peggiore dei casi, tuttavia, possono però essere noiose o inutili facendo così generalmente credere che le riunioni siano una perdita di tempo.
In questo articolo leggerai dunque come puoi migliorare le tue riunioni di lavoro.
Come organizzare un meeting aziendale vincente?
Le riunioni di lavoro sono tristemente e generalmente famose per essere organizzate male.
Al contempo però tutti siamo tutti concordi nell'affermare che sono una parte essenziale e indispensabile in ambito lavorativo, anche se le stesse non implicano alcun lavoro reale: in una riunione non si produce, si discute.
Ogni incontro di lavoro è diverso, ma tutti hanno un denominatore comune: il tempo.
In ogni riunione aziendale, si deve calcolare bene il costo del tempo di tutti i collaboratori che vi partecipano. Ma il tempo da considerare, non è solo quello dell'incontro in sé.
Bisogna calcolare anche il tempo della preparazione, a volte considerare il tempo per delle riunioni preliminari, e un follow-up una volta che il meeting aziendale è finito.
Somma tutto questo insieme e avrai un'idea precisa del tempo che è dedicato alle riunioni. Visto che il fattore tempo in una riunione lavorativa è molto importante e, aggiungerei, anche costoso, devi sempre chiederti se è davvero necessario un incontro o può essere evitabile.
Ricorda inoltre che i dipendenti che partecipano a una riunione vogliono sentirsi importanti e vogliono che la loro partecipazione faccia la differenza.
Pianifica una riunione minuziosamente, in modo tale che tutti i partecipanti riescano sempre a esprimersi e capire i loro ruoli. Se tutti i collaboratori si sentono a proprio agio, potrebbero riuscire a generare idee innovative e trovare soluzioni differenti e utili ad eventuali problematiche.
Se la riunione non è ben gestita o organizzata, i partecipanti potrebbero avvertire un senso di disagio che li porterebbe a pensare che il loro tempo sarebbe potuto essere utilizzato meglio altrove.
L'incontro potrebbe quindi avere un effetto demotivante nell'ambiente lavorativo.
Come pianificare una riunione di successo
Cosa fare prima della riunione
Per organizzare una riunione di successo, vediamo di seguito cosa fare prima, durante e dopo l’incontro:
- Organizza e pianifica minuziosamente l'incontro (data, ora, location) e fa sì che tutti i partecipanti siano informati per tempo con una mail o una lettera
- Per le riunioni di lavoro online e virtuali, fornisci in anticipo i link corretti, l’account da contattare, eventuali numeri di telefono o codici di accesso
- Stabilisci degli obiettivi chiari e prepara delle slide da proiettare così da riuscire sempre a mantenere il filo del discorso. Solitamente utilizzo il proiettore portatile, comodissimo da trasportare:
- Scrivi un ordine del giorno, condividilo in anticipo e riscrivilo sulla lavagna anche il giorno dell’evento oppure scegli Samsung Flipboard
- Fornisci eventuale materiale da leggere prima dell’evento
Cosa fare durante la riunione
- Rispetta l'ordine del giorno e assicurati che l'incontro sia più breve possibile
- Parla forte e chiaro, utilizzando un microfono professionale portatile USB
Cosa fare alla fine della riunione
- Alla fine della riunione riassumi velocemente ciò che è stato deciso, condividi con il tuo team i prossimi passi da seguire e le relative scadenze dei compiti eventualmente assegnati a ognuno
- Riassumi gli elementi dell’ordine del giorno per verificare la comprensione da parte di tutti di ciò che è stato comunicato
- Ricordati di far completare il modulo di valutazione dell'incontro, così puoi giudicare l’efficienza della tua riunione e fare dei miglioramenti per quelle future, in base ai suggerimenti che hai ricevuto.
Sei un partecipante della riunione?
Se non fossi tu ad organizzare una riunione, ma un partecipante, ricordati di:
- Comprendere lo scopo della tua presenza e il tuo ruolo nella riunione
- Prepararti adeguatamente: leggi l'ordine di giorno, i documenti ricevuti e sii pronto a prendere appunti
- Essere puntuale. Rispetta il tempo degli altri
- Impegnarti: ascolta, pensa e contribuisci attivamente alla discussione. Partecipare a una riunione è utile solo se si apporta valore
- Concentrarti: resisti alla tentazione del multitasking
- Riportare su un blocco note le parole chiave e i punti salienti della riunione e, se necessario, registrala
- Compilare il modulo valutazione dell'incontro se richiesto
Ora hai tutti gli ingredienti per organizzare una riunione di successo, ma anche per partecipare e contribuire attivamente a una riunione di lavoro. Ma hai lo spazio giusto?
Come organizzare un meeting aziendale: lo spazio
È importante fare di una riunione aziendale un momento di condivisione produttivo ed efficiente.
Anche se è importante avere posti a sedere confortevoli, buona illuminazione e attrezzature media audiovisivi che funzionano correttamente, lo spazio giusto non è definito esclusivamente dal sala riunioni stessa.
Non tutti sono probabilmente nella stessa stanza durante l'incontro.
Molti chiameranno da un posto lontano.
Le cuffie con tecnologia di cancellazione del rumore aiutano a compensare rumore di sottofondo pur consentendo all'utente di essere chiaramente sentito dagli altri partecipanti all'incontro.
Samsung Flip per le riunioni
In ufficio ci siamo dotate della comoda Samsung Flip.
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Samsung Flip è una gigantesca lavagna interattiva con screen mirroring e penna che ti consentirà di gestire al meglio le riunioni aziendali, mostrare dei progetti tramite la condivisione dello schermo o semplicemente scrivere, o dipingere, come una vera tela o una lavagna.
Consigli per organizzare al meglio un meeting di lavoro
- Fornisci i mezzi adeguati e appropriati ai tuoi collaboratori così che questi possano seguire ovunque l’incontro, senza difficoltà o inutili perdite di tempo dovute a una scarsa connessione internet o problemi audio;
- Chiedi a tutti i partecipanti di valutare ogni riunione; questo è indispensabile per migliorarti continuamente nell'organizzazione delle riunioni;
- Definisci un obiettivo chiaro e identifica lo scopo dell'incontro. Cosa ti aspetti da questa riunione?
- Definisci i ruoli di tutti i partecipanti all'incontro e pensa a come potranno contribuire. Ma, cosa ancora più importante, chiediti come contribuirai tu;
- Stabilisci l’ordine del giorno. Tieni l'obiettivo ben fissato in mente e non divagare;
- Mantieni la concentrazione e pensa al motivo per cui sei stato invitato a far parte della conferenza;
- Ascolta, pensa e contribuisci attivamente, senza essere però prolisso. Determina le prossime mosse per raggiungere gli obiettivi stabiliti in fase di meeting aziendale;
- Documentati e documenta le discussioni condividendo le note dopo l'incontro, invitando i partecipanti ad apportare miglioramenti, modifiche o a chiedere chiarimenti;
- Sii critico: utilizza il modulo di valutazione della riunione per capire quali sono stati i punti di forza della riunione o quale aspetto deve essere migliorato. Segui i consigli che ti hanno fornito i collaboratori e cerca di migliorarti sempre.
Dopo aver letto questo articolo, ti senti pronto ad organizzare una riunione aziendale efficace?
1 commento
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