Organizzare una festa, soprattutto se sei alle prime esperienze, è sempre molto difficile.
Non per questo però ti devi scoraggiare: grazie ai nostri consigli, troverai le risposte su tutto ciò che devi sapere su come organizzare una festa a tema.
Che sia una festa di carnevale o di compleanno, di laurea o di pensionamento, devi sempre avere chiaro il tema della festa e cercare di coordinare il tutto nel migliore dei modi.
Non c’è momento migliore di una festa per radunare tutte le persone a te care per un evento celebrativo indimenticabile!
Devi sapere però a priori in quale location organizzare la festa in base al numero di persone che decidi di invitare o che parteciperanno e devi pensare al tema del party.
Come prima cosa, devi sapere che tutto in una festa deve essere organizzato a puntino, in modo tale da evitare così sorprese dell’ultimo minuto.
Ecco perché noi di organizzarmi.it possiamo esserti d’aiuto!
Pensare al tema della festa
Esistono varie tipologie di feste, su cui puoi basare temi diversi.
Per una festa di carnevale potrai scegliere il tema delle maschere del carnevale di Venezia o maschere dei cartoni animati e cosplay.
Per le altre feste di compleanno o di laurea puoi scegliere temi sui colori, o un dress code black and white oppure tema anni ‘50, un pigiama party, o il tema di un film…
Scegli il tema migliore per te, inventalo, crealo.
Non mettere mai limiti all'immaginazione o alla creatività.
Le mie feste sono solitamente memorabili, tanto che i miei amici mi chiedono di volta in volta quando sarà la prossima.
Ogni occasione è giusta per festeggiare.
Ho la fortuna di avere un prato verde a disposizione, in cui organizzare le feste nel periodo estivo e questo già vuol dire molto.
Mi sono riuscita a organizzare negli ultimi anni con gazebi, sedie pieghevoli, lanterne luminose, luci e tavoli per buffet.
Ovviamente la spesa verrà ammortizzata nel tempo. Piano piano, se la tua idea è quella di far festa spesso, inizia a investire in qualcosa che potrebbe servirti anche nella quotidianità.
Diventa un guru nell’organizzazione delle feste! 🙂
Ah, non è vietato non avere temi alla festa, puoi anche scegliere di riunire i tuoi amici senza una particolare tematica che li deve per forza accomunare.
Inviare gli inviti alla festa
Le tecnologie ci aiutano moltissimo, prediligi però il messaggio singolo o il WhatsApp singolo (non creare gruppi) in modo tale da far sì che il messaggio sia personale per ognuno.
A tutti fa piacere sentirsi un po’ speciali e non far parte di un “calderone” di messaggi confusionari e spesso disorganizzati.
Prediligi invece una telefonata per chi è davvero più vicino a te.
Le comunicazioni degli inviti alla festa devono essere almeno fatte due o tre settimane prima della data della festa così da permettere agli invitati di organizzarsi e non prendere altri impegni.
Una volta definito il numero di partecipanti, stabilisci il budget per ognuno.
Stila una lista delle persone invitate e depenna chi non parteciperà.
Stabilire il budget per la festa
Cerca di capire quanto vuoi spendere.
Con soli 8/10 Euro a partecipante riuscirai ad organizzare un evento con i fiocchi!
Se hai un budget limitato per organizzare la festa, cerca di ottimizzare le risorse senza lasciare da parte lo stile.
Bassa spesa, massima resa!
Scegliere data e ora per la festa
Scegli il giorno in cui sai che la maggior parte delle persone sarà libera.
E’ impensabile organizzare una festa per bambini il sabato sera alle 23, ma sarà piuttosto logico organizzarla alle 15… Lo stesso discorso vale per le feste a tema per adulti: chi lavora non sarà libero prima delle 19.
Fai un sondaggio tra i partecipanti, chiedi loro quando sarebbero disponibili e cerca di incastrarli tutti o, nel caso di molti invitati, incastrane la maggior parte.
Gli altri possono raggiungerti più tardi oppure andare via prima.
Definisci l’ora di inizio e di fine della festa così da non riservare sorprese ai partecipanti che magari pensano di poter festeggiare fino alle 2 ma in realtà il ristorante chiude a mezzanotte…
Decidere la location della festa
Ho catalogato tre diversi tipi di location per il party, quella domestica, un locale o una location attrezzata.
Scegli la tua preferita in base al budget ma sappi che la location della festa è una delle parti principali da tenere in considerazione durante l’organizzazione dell’evento.
Cerca sempre di trovare la location migliore per la festa a tema in base al budget che ti sei prefissato.
Siccome anche l’occhio vuole la sua parte, l’aspetto della location per la festa è assolutamente da tenere in considerazione, dato che almeno il 50% della buona riuscita di una festa a tema è data proprio dal luogo in cui la festa è organizzata.
Cerca la location giusta per te, che consenta di mettere a proprio agio gli invitati e di avere spazio per le attività da fare e per il buffet.
Pensa al numero di invitati, non prenotare una sala troppo grande se hai pochi invitati e viceversa.
Se hai un giardino puoi provvedere ad organizzare la festa lì se le temperature sono miti oppure, se riesci, organizzati a casa.
Il costo della location è sicuramente importante, varia dalla grandezza delle sale o dal periodo per cui si richiede disponibilità.
Il cielo stellato domestico in inverno è una soluzione!
Creare l’atmosfera giusta ad una festa
Una volta scelta la location della festa, bisogna creare l’atmosfera giusta per far sì che sia davvero unica e indimenticabile.
Vai in loco il giorno prima e inizia a portare alcune decorazioni, addobba la sala e porta il materiale di consumo se non hai un catering: piatti, bicchieri, ciotole e contenitori, cioè tutto ciò che non necessita il frigorifero e che puoi iniziare a sistemare.
In base alla tipologia di festa che si desidera organizzare, la luce sicuramente gioca un ruolo importante.
Se è una festa a tema e c’è la musica, perché non provvedere a delle luci che si accendono cambiando colore in base al ritmo di musica?
![Luci a LED RGB attivate dal suono per DJ e discoteca, mini stroboscopico con telecomando per bambini, compleanni, feste di karaoke, matrimoni, bar[Classe energetica A+++]](/wp-content/uploads/amz/B09J4LQQPN.jpg "Luci a LED RGB attivate dal suono per DJ e discoteca, mini stroboscopico con telecomando per bambini, compleanni, feste di karaoke, matrimoni, bar[Classe energetica A+++]")
Se invece il tema del party è un pic-nic che richiede un’ambientazione elegante, perché non addobbare la stanza con delle file di lucine?
Io addobbo le mie feste con lanterne porta candele appese a un filo tra una pianta e l’altra e delle fiaccole galleggianti.
Tutte fai da te con materiali riciclati.
Risparmi e crei delle decorazioni che possono essere riutilizzate. Molto stile e poco budget.
Quando la sera cala, fornisco ai miei ospiti i braccialetti colorati che si illuminano al buio e l’effetto che si ottiene è impagabile.
Come scegliere le decorazioni per la festa
Scegli le decorazioni che si abbinano al tuo tipo di festa, utilizza per tutte le decorazioni questi colori.
Se il tema fosse quello delle maschere, trova delle decorazioni adatte.
Se è la festa di carnevale, fai trovare delle stelle filanti per gli invitati.
Fai che tutti siano caratterizzati dallo stesso filo conduttore.
Fai in modo che intorno, l’ambiente ricreato sia lo stesso del tema scelto.
Ricordati di trovare sempre uno spazio per i regali, gli invitati non dovranno così preoccuparsi di dove lasciarli quando arrivano.
Musica per la festa
La musica in una festa non può mai mancare, che sia una Playlist da Amazon Music o un DJ che animerà la festa dal vivo poco importa, l’importante è sempre selezionare musica di qualità in base anche al tema della festa e avvisare i vicini!
Oppure, come faccio di solito, invita anche loro alla festa, in questo modo sicuramente non si lamenteranno del volume della musica…
Come organizzare il buffet della festa e l’angolo cocktails
Quando si parla di feste, si parla anche di cibo.
Perché non organizzare un buffet in cui gli ospiti possono servirsi (o farsi servire) delle sfiziose prelibatezze?
Pizzette, patatine, wurstel, salatini e tartine devono essere all’ordine del giorno.
In estate anche insalata di riso, caprese, tutti piatti freschi e facili da preparare anche per chi, come me, non è molto brava in cucina.
Chiedi a un tuo amico di aiutarti a grigliare: hamburger, wurstel e panini sono davvero un’ottima soluzione!
Per l’angolo cocktail, potresti chiedere ad un amico di aiutarti.
Stila un elenco di cocktail e falli preparare al “barista per caso”, così da non preoccuparti anche di questo aspetto.
Se decidi invece di avvalerti di un professionista o vorrai contenere le spese, distribuisci ad ogni invitato uno o più cartoncini con il “Free Drink” così da limitare il consumo eccessivo di alcool e il relativo lievitare dei costi.
Ricordati di lasciare sempre ben visibili dei grossi bidoni della spazzatura (plastica, lattine, vetro e indistinto) così che gli invitati non lascino rifiuti in giro o siano costretti a tenersi in mano per tutta la durata dell’evento i piatti o bicchieri sporchi.
Ricordati di differenziare!
Scrivi su ogni bidone quale rifiuto deve contenere.
Inoltre, pulisci frequentemente e riorganizza il buffet.
Ciò non significa che non debba goderti la festa!
Come rendere la festa indimenticabile
Lascia che i tuoi invitati si sentano sempre a loro agio e inventa dei giochi o delle attività da fare in compagnia durante tutta la durata del party.
Se non tutte le persone del gruppo si conoscono, dovrai fare tu da tramite: passa spesso di gruppo in gruppo e fai conversazione, crea engagement tra le persone, coinvolgi chi magari sta in disparte.
Regala un accessorio da indossare a inizio festa così che tutti possano sentirsi partecipi e possano entrare nel clima festivo.
Chiedi al tuo amico bravissimo a fare le foto di farti da fotografo per la festa.
Utilizza i Photobooth a tema e invita gli ospiti a fare selfie e delle foto con te. Sarà un momento davvero divertente.
Inventa un hashtag per marcare tutte le foto riferite al tuo evento e scrivilo sull’invito e sugli eventuali altri oggetti che distribuirai durante la festa, ad esempio i tovaglioli, così che le persone sappiano quale utilizzare.
Se crei l’hashtag unico della tua festa, semplice e personale, il giorno dopo potrai facilmente rivedere tutte le foto che gli invitati avranno postato sui social e, perché no, savarle sul tuo dispositivo oppure stamparle con uno dei tanti servizi di stampa on line disponibili! #festaatema
A fine serata, regala una foto commemorativa della festa in formato tessera stampabile con la stampante fotografica o lascia un pensiero agli invitati se non hai regalato i gadget iniziali.
Avranno per sempre un ricordo piacevole della festa…
Per averlo anche tu dei tuoi ospiti, lascia un quaderno e una penna e chiedi ai tuoi invitati di scrivere un pensiero per te (magari prima di servire gli alcolici)…
Prima di andare, non dimenticarti di far volare alcune lanterne luminose per la festa in cielo. L’effetto sarà davvero magico.
Leggi bene le istruzioni prima dell’acquisto.
4 commenti
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